1. มีแผนปฏิบัติงานครอบคลุมทั้งองค์กร

แผนปฏิบัติงานจะช่วยให้ผู้บริหารรับทราบว่าองค์กรกำลังดำเนินไปอย่างไร มีโครงการอะไรที่อยู่ในระหว่างดำเนินการ ใกล้แล้วเสร็จ หรือมีอุปสรรคอะไรเกิดขึ้น ปัจจัยที่เป็นผลของอุปสรรค หรือผลสำเร็จคืออะไร มีโครงการอะไรรองรับต่อเมื่อโครงการนั้นๆเสร็จสิ้นหรือไม่ แผนปฏิบัติงานสามารถติดตามให้เห็นได้อย่างชัดเจนถึงลักษณะทางกายภาพได้ง่ายขึ้น ง่ายต่อการตัดสินของผู้บริหาร เมื่อโครงการในแผนปฏิบัติงานเกิดปัญหา หรือประสบความสำเร็จ ทำให้องค์กรไม่เสียโอกาส หรือประสบปัญหาเมื่อโครงการไม่สร้างผลประโยชน์ให้กับองค์กรต่อไป ผู้บริหารก็สามารถตัดสินใจยุติโครงการนั้นได้ก่อนเกิดผลกระทบต่อองค์กร

2. วิเคราะห์จุดแข่ง จุดอ่อนให้ชัดเจน

เมื่อผลลัพธ์ที่ได้จากการติดตามแผนปฏิบัติงานในแต่ละไตรมาส หรือในแต่ละปีออกมาแล้ว ผลลัพธ์เหล่านั้นก็จะสามารถแสดงให้ผู้บริหารเห็นภาพได้ชัดเจนมาขึ้นมาปัจจัยอุปสรรค หรือปัจจัยความสำเร็จที่เกิดขึ้นในแต่ละโครงการในแผนปฏิบัติงานเกิดขึ้นจากสาเหตุอะไร และเมื่อรับทราบได้อย่างละเอียดดีแล้ว ก็จะนำมาสู่การวิเคราะห์หาจุดแข่ง และจุดอ่อนได้อย่างแท้จริง เมื่อต้องสร้างแผนปฏิบัติงานในไตรมาสถัดไป หรือปีถัดไป แผนปฏิบัติงานก็จะใกล้กับค่าความเป็นจริงมากขึ้น แต่การรวบรวมข้อมูลเพื่อวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อนในแต่ละโครงการมาใช้ประโยชน์ ให้ได้อย่างครบถ้วน อาจจะล่าช้า และรวบรวมข้อมูลได้ไม่ครบถ้วน ทางเลือกของผู้บริหารคือการนำเอาระบบสารสนเทศเข้ามาใช้งาน เพื่อให้เกิดความรวดเร็ว แม่นยำ และชัดเจน

3. ประเมินผลสำเร็จของแผนงาน

โครงการในแผนปฏิบัติงาน ควรกำหนดเป้าหมาย และระยะเวลาของแต่ละโครงการไว้ด้วย เพราะเมื่อปิดโครงการ ผู้บริหารจะสามารถวัดผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นได้อย่างทันที อีกทั้งแผนปฏิบัติงานยังบอกระดับความสามารถของโครงการ ปัจจัยความสำเร็จ ปัจจัยอุปสรรค เพื่อสรุปผลการปฏิบัติงานของโครงการ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถนำมาใช้ประโยชน์ด้านการบริหารงานได้ 

 4. ประเมินผล KPI ของบุคคล ไม่ใช่ที่ฝ่าย

การประเมินผลงานของผู้ได้รับมอบหมายงาน ถ้าต้องการความชัดเจนว่าใครเหมาะกับงานใดนั้น การจะเอาผลลัพธ์ที่ได้จากการทำงานของแผนกมาเป็นตัวชี้วัดเพื่อประเมินการทำงาน ดูเหมือนจะไม่ใช่วิธีที่ถูกต้อง แต่ควรประเมินผลงานที่ตัวบุคคลที่รับผิดชอบ ไม่ใช่แค่ทำ KPI ที่ฝ่าย เพราะการประเมินผลฝ่ายที่รับผิดชอบ ผลที่ได้อาจจะไม่ใช่ผลลัพธ์ที่แท้จริง เพราะแต่ละคนในแผนก ไม่ได้รับผิดชอบงานทุกโครงการที่เกิดขึ้นในองค์กร ฉะนั้นเพื่อจะได้รับข้อมูลถูกต้องควรประเมินผลผู้ที่ได้รับมอบหมาย กับโครงการที่ได้รับมอบ จะทำให้ผู้บริหารเห็นภาพการบริหาร การประเมินได้ชัดเจนมากขึ้น แต่ข้อจำกัดของการประเมินผล KPI จำนวนมากด้วยการประเมินผ่านโปรแกรม Excel อาจจะทำให้ผู้บริหารไม่สามารถเห็นภาพ 360 องศา ข้อมูลบางส่วนอาจตกหล่น ทำให้ไม่ได้รับประโยชน์จากการประเมินได้อย่างแท้จริง

5. ระบุเป้าหมายขององค์กรร่วมกัน

ปัจจุบันการกำหนดเป้าหมายการประเมิน KPI รายเดือน มักจะตั้งเป้าหมายแยกกันเป็นต่างคนต่างทำ ต่างฝ่ายต่างกำหนด ทำให้แต่ละฝ่ายโดดเดี่ยวกันและกัน ทำให้ละเลยผลของการทำงานร่วมกัน เพราะทุกฝ่ายก็ย่อมต้องการให้ฝ่ายของตนเองผ่านการประเมิน KPI แต่กลับไม่ได้ใส่ใจว่าผลการประเมินของฝ่ายตนเองอาจจะมีผลต่อการทำงานของฝ่ายอื่น หรือในทางกลับกัน การทำงานของอื่นก็อาจจะมีผลต่อการทำงานของฝ่ายตนเองเช่นกัน เมื่อเป็นดังนี้แล้วองค์กรก็จะไม่สามารถเดินไปพร้อมกันได้ เพราะแต่ละฝ่ายใส่ใจอยู่ที่ปัญหาของฝ่ายตนเอง แต่ไม่ใช่ปัญหาขององค์กร ฉะนั้นการตั้งเป้าหมายเพื่อประเมิน KPI จึงควรตั้งเป้าหมายให้สอดคล้องกับพันธกิจขององค์กร เพื่อให้การกำหนดเป้าหมาย และความรับผิดชอบร่วมกัน องค์กรก็จะสามารถก้าวเดินไปในทิศทางเดียวกัน ขับเคลื่อนได้อย่างแข็งแรง และมั่นคงยิ่งขึ้น

6. นำผลประเมินไปแก้ไขให้ตรงจุด

สุดท้ายแล้วเมื่อได้รับผลลัพธ์ที่ได้จากการประเมิน KPI รายบุคคล การวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน เรียบร้อยแล้ว สิ่งที่ผู้บริหารควรจะทำก็คือ วิเคราะห์ ดูแนวโน้ม สิ่งที่เกิดขึ้น เพื่อปรับปรุงผลลัพธ์ของงานที่ได้ และนำไปเป็นสิ่งตั้งต้นให้กับการสร้างแผนปฏิบัติงานในครั้งต่อไป ข้อควรระวังของการแก้ไขปัญหา คือการมองไม่เห็นปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างตรงไป ตรงมา และความเข้าใจ บ่อยครั้งที่ผู้บริหารมักใช้ความเคยชินในการบริหาร ทำให้องค์กรเสียโอกาสที่ดีไป เพราะความจำกัดด้านเทคนิค และระบบสารสนเทศที่นำเข้ามาร่วมในการบริหาร เพราะการบริหารข้อมูล Big data หากไม่นำ Software หรือระบบปฏิบัติการที่นอกเหนือจากวิถีเดิมที่เคยใช้งานมาใช้แล้วนั้น ก็ดูเหมือนจะเป็นเรื่องยากที่จะทำความเข้าใจข้อมูลที่ดูเหมือนไม่มีความสอดคล้องกันให้ได้อย่างถ่องแท้ ฉะนั้นการลงทุนให้ถูกวิธีคือการลงทุนกับบริการที่ให้ทั้งข้อมูลที่ถูกต้องจากการใช้ Software คุณภาพ และบริการวิเคราะห์เพื่อให้เห็นภาพการบริหารงาน 360 องศา

บริการใหม่จากดับเบิ้ลไพน์ “Strategy Fast Track” บริการรายงานผลการดำเนินงานขององค์กร รายเดือน วิเคราะห์ เห็นแนวโน้ม ปัจจัยอุปสรรค และปัจจัยความสำเร็จ

ติดปีกให้องค์กร วันนี้ ! สนใจติดต่อ โทร 0-2515-0600 ต่อ 719- 723