รายละเอียด

การเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี ?

ทำไมต้องให้ความสำคัญกับการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี

ทำไมผู้บริหารต้องให้ความสำคัญกับการเลือกซื้อ โปรแกรมบัญชี หรือซอฟแวร์ระบบบัญชี

โปรแกรมบัญชี ที่เลือกมาใช้ต้องคุ้มกับเงินที่ลงทุน

สิ่งที่สำคัญในการเลือกซื้อซอฟต์แวร์ราคาไม่ใช่ประเด็นสำคัญที่สุด ซอฟต์แวร์ถูกอาจไม่คุ้มกับเงินที่ลงทุน ซอฟต์แวร์ราคาแพงอาจคุ้มกับเงินที่ลงทุนก็ได้ ต้องเปรียบเทียบอย่างละเอียดว่าซื้อซอฟต์แวร์ราคาถูกกับราคาแพงอย่างไหนจะคุ้มกว่ากัน ต้องพิจารณาในหลายๆประเด็น เช่น คุณภาพของซอฟต์แวร์ การบริการหลังการขาย ความยืดหยุ่น ประหยัดกำลังคน สนองความต้องการข้อมูลของผู้บริหารได้ถูกต้อง รวดเร็ว แม่นยำ เป็นต้น ขณะเดียวกันซอฟต์แวร์ที่ราคาแพงก็รับประกันไม่ได้ว่าจะดีมีคุณภาพเสมอไป

โปรแกรมบัญชี ไม่มีคุณภาพค่าใช้จ่ายเพิ่มในระยะยาว

มีบริษัทจำนวนไม่น้อยที่ใช้ซอฟต์แวร์แล้วไม่ได้เป็นการลดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรเลย เพราะที่ใช้อยู่มีความยุ่งยากในการใช้งาน ไม่ยืดหยุ่น สร้างปัญหาให้กับผู้ใช้งานตลอดเวลา ผู้บริหารควรสังเกตว่าการลงทุนทงด้านไอทีในระยะเริ่มต้นค่าใช้จ่ายจะสูง แต่นานวันเข้าค่าใช้จ่ายจะลดลงเรื่อยๆ ผิดกับการลงทุนทางด้านบุคลากร ช่วงเบื้องต้นค่าใช้จ่ายอาจจะไม่สูงแต่นานวันค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้นเป็นเงาตามตัว

จะได้ไม่ต้องซื้อซ้ำ

หลายบริษัทมีประสบการณ์ในการซื้อโปรแกรมบัญชีเดิมๆ ซ้ำแล้วซ้ำอีก เหตุผลเพียงเพราะว่าไม่ได้พิจารณาอย่างละเอียดก่อนจะซื้อ ทำให้ใช้งานไปแล้วมีปัญหา ต้องหาซอฟต์แวร์ใหม่ๆอยู่ตลอดเวลา เสียเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก

คนทำงานจะได้ไม่เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงานจากการที่ใช้โปรแกรมบัญชีที่ไม่ตรงตามความต้องการ

มีพนักงานบัญชีจำนวนไม่น้อยที่เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงาน เพราะว่าติดปัญหากับซอฟต์แวร์ที่นำมาใช้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ทำให้พนักงานทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพและประสิทธิผล บางครั้งเป็นการทนใช้ไปก่อนรอการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง นานวันเข้าแก้ปัญหาหนักๆไม่ได้ก็ต้องลาออก ทำให้เสียต้นทุนในเรื่องบุคลากรอีก ซึ่งการเลือกซื้อซอฟต์แวร์ไม่ได้เป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีฝ่ายเดียว จะเห็นว่าซอฟต์แวร์ระบบบัญชีเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน เช่น

•ระบบใบเสนอราคา, ใบสั่งจอง, ใบสั่งขาย, เกี่ยวข้องกับฝ่ายขาย

•ระบบใบขอซื้อ(PR), ใบสั่งซื้อ(PO) เกี่ยวข้องกับฝ่ายจัดซื้อ

•ระบบลูกหนี้(AR) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายสินเชื่อ

•ระบบเจ้าหนี้(AP) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี

•ระบบสินค้าคงคลัง(IC) เกี่ยวข้องกับฝ่ายคลัง, ฝ่ายบัญชี

•ระบบบัญชีแยกประเภท(GL) เกี่ยงข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายการเงิน

•ระบบเช็ค(CQ) เกี่ยวข้องกับฝ่ายการเงิน

โปรแกรมบัญชีของคุณต้องพร้อมเสมอเพื่อรองรับอนาคต

โปรแกรมที่คุณซื้อต้องสามารถรองรับความต้องการทั้งในวันนี้และอนาคต การทำธุรกิจทาง E-commerce จะต้องใช้ Database ที่มีคุณภาพ Database ที่ดีจะต้องมาจากซอฟต์แวร์ที่มีคุณภาพเท่านั้น

บริษัทที่จำหน่ายซอฟท์แวร์ Modify

โปรแกรมมีความเข้ากันได้กับงานบัญชี หรืองานอื่นๆของคุณหรือไม่ ซึ่งมีบริษัทเป็นจำนวนมาก ตอนที่เลือกซื้อซอฟต์แวร์มักจะไม่คำนึงถึงหัวข้อนี้ ต่อมาภายหลังมีความต้องการความสามารถของซอฟต์แวร์เพิ่มขึ้น แต่ซอฟต์แวร์เดิมไม่สามารถรองรับงานได้ จำเป็นต้องเลิกใช้ทำให้ระบบงานหยุดชะงัก ต้องเริ่มต้นงานใหม่อยู่ตลอดเวลา ขาดความต่อเนื่องในการทำงาน ในการพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพ ขอแบ่งประเภทของซอฟต์แวร์ระบบบัญชี หรือโปรแกรมบัญชีไว้ดังนี้

โปรแกรมบัญชี ที่พัฒนาขึ้นมาใช้งานเอง

•ข้อดี - ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ - มีความยืดหยุ่นสูง

•ข้อเสีย - ลงทุนสูง - ใช้เวลาในการพัฒนานาน - โอกาสพัฒนาไม่สำเร็จมีสูง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงทีมงาน

โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป (Accounting Software Package)

•ข้อดี - สามารถใช้งานได้ทันทีเมื่อทำการติดตั้งสำเร็จ – ราคาถูกกว่าพัฒนาซอฟท์แวร์ใช้เองมาก 

•ข้อเสีย - ไม่มีความยืดหยุ่น - ไม่รับ Modify ให้กับลูกค้าโปรแกรมบัญชีที่เป็นกึ่ง Package

•เป็นการแก้ปัญหาของซอฟต์แวร์ทั้งสองประเภทที่ได้กล่าวมาแล้ว เมื่อมีซอฟต์แวร์เป็นชุดมาตรฐาน แล้วสามารถนำมา Modify ให้เข้ากับงานของท่านได้โดยเสียค่าใช้จ่ายไม่สูงมาก

โปรแกรมบัญชีที่เป็นกึ่ง Package

•เป็นการแก้ปัญหาของซอฟต์แวร์ทั้งสองประเภทที่ได้กล่าวมาแล้ว เมื่อมีซอฟต์แวร์เป็นชุดมาตรฐาน แล้วสามารถนำมา Modify ให้เข้ากับงานของท่านได้โดยเสียค่าใช้จ่ายไม่สูงมาก

มีการบริการหลังการขายอย่างไรบ้าง

นอกเหนือจากโปรแกรมบัญชีที่มีคุณภาพแล้วสิ่งหนึ่งที่ควรพิจารณาเป็นอย่างยิ่ง คือ การบริการหลังการขาย การขายโปรแกรมบัญชีที่จริงแล้วเป็นการขายบริการมากกว่า ตัวโปรแกรมบัญชีเหมือนกับนามธรรม รูปธรรมคือตัวซอฟต์แวร์ ต้องสามารถใช้งานได้ ใช้ได้หรือไม่ได้อยู่ที่การบริการเป็นหลัก มีทีมงานไว้คอยบริการลูกค้า ไม่ใช่เมื่อ 10 ปีที่แล้วก็เป็นโปรแกรมบน Dos ขณะนี้ก็เป็นระบบ Dos แถมยังไม่มีการ Upgrade ความสามารถอะไรใหม่ๆ ให้กับลูกค้าเลย ส่วนความมั่นคงขององค์กรที่จำหน่ายโปรแกรมก็มีความสำคัญไม่น้อย ท่านจะทราบได้อย่างไรว่าซอฟต์แวร์ที่ท่านเลือกใช้อยู่ในปัจจุบันนี้ บริษัทฯ ที่จำหน่ายให้กับท่านจะอยู่บริการท่านต่อไปหรือไม่ มีบางบริษัทได้ตัดสินใจจ้างโปรแกรมเมอร์อิสระพัฒนาโปรแกรมให้ใช้ พอพัฒนาจบส่งมอบงานเสร็จ ไม่ทราบว่าคนพัฒนาไปอยู่ที่ไหน ตามตัวมาแก้ปัญหาก็ยาก ค่าจ้างก็สูงมากหรือไม่ก็อาจจะไม่รับทำงานให้เลย ทำให้บริษัทต้องเริ่มต้นใหม่อยู่ตลอด เสียเวลา เสียค่าใช้จ่าย เสียโอกาสทางธุรกิจเป็นจำนวนมหาศาล

โปรแกรมบัญชี MAC-5

เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมบัญชีของ บริษัท ดับเบิ้ล ไพน์ จำกัด ที่ตอบโจทย์ทุกความต้องการของลูกค้า ทั้งเรื่องการทำงานด้านบัญชี บริการหลังการขาย และยังมีความมั่นคงมาอย่างยาวนาน เพราะด้วยตัวบริษัทเปิดดำเนินการมาเป็นเวลานานกว่า 25 ปี มีการพัฒนาอย่างไม่หยุดยั้ง ทำให้ผู้ใช้งานไม่ต้องเป็นกังวลใจว่าบริษัทจะปิดทำการหรือไม่

อ้างอิงข้อมูลจาก : blog.eduzones.com/poonpreecha/93681

บริษัท ดับเบิ้ล ไพน์ จำกัด

รายละเอียดเพิ่มเติม doublepine.co.th 

หรือโทร 0-2515-0600